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Vertragsmanagement beim Bauen im Ausland - Alpträume und Gegenmittel

Hofbauer, Thomas

Vertragsmanagement ist ein System, um berechtigte Forderungen aus z.B. Vertragsänderungen systematisch durchzusetzen, bzw. ungerechtfertigte Forderungen des Vertragspartners abzuwehren. Den Erfolg des Vertragsmanagements bestimmen sowohl im Auslands- als auch im Inlandsbau die drei Faktoren Vertrag, Dokumentation und Kommunikation. Im Ausland ist es wichtig, in sich geschlossene Verträge zu vereinbaren, um auf unbekanntes nationales ausländisches Recht, dem der Vertrag untersteht, so weit wie möglich verzichten zu können. In Auslandsprojekten hat ein Auftragnehmer häufig die Pflicht, den Bauablauf umfangreich zu dokumentieren. Neben dem Einhalten von Fristen ist es vor allem wichtig, Ursache und Wirkung von Änderungen aussagekräftig zu dokumentieren. Bewährte Hilfsmittel sind u.a. Terminpläne, Briefe, Tagesberichte, Fotos und Besprechungsprotokolle. Aber selbst wenn Vertrag und Dokumentation perfekt sind, kann der Erfolg eines Nachtrags durch eine falsche Kommunikation beeinträchtigt werden. Um unsichere und teure Rechtsstreite zu vermeiden, ist es entscheidend, Nachträge zu verhandeln, bevor der Vertragspartner die Vertragsleistungen vollständig erhalten hat. Sinnvoll für Bauvorhaben im Ausland ist ein qualifiziertes und in alle Phasen eines Bauvorhabens eingebundenes Vertragsmanagementsystem. Es beinhaltet die sorgfältige Überprüfung der Ausschreibungsunterlagen sowie die Handhabung des Risikomanagements. Dazu zählen auch die zeitgerechte Führung des Schriftverkehrs und die systematische und kontinuierliche Verfolgung sowie Durchsetzung vertraglicher Forderungen bzw. Abwehr von Gegenforderungen. Vertragsmanagement bedeutet auch die positive Gestaltung des Cashflows während der Bauzeit, die Minimierung von Risiken und die Maximierung des Ertrags. Man sollte keinesfalls auf professionelles Vertragsmanagement verzichten, vor allem dann, wenn noch keine Auslandserfahrungen vorliegen.