Umzugsmanagement. Kostensenkung durch qualifiziertes Projektmanagement: Fid-Bau Portal

Umzugsmanagement. Kostensenkung durch qualifiziertes Projektmanagement

Hungenberg, B.

Büroumzüge müssen - sollen sie nicht unnötig teuer werden und/oder zu Unzufriedenheit bei den Betroffenen und zu mangelnder Effizienz bei der Arbeit führen - sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Sinnvoll ist ein Wochenende: Freitag einpacken, über das Wochenende transportieren lassen und am Montag einrichten. Voraussetzung ist ein fertig ausgestattetes Zielobjekt ohne verbliebene Baustellen. Poststellenorganisation, Archivplanung, Flächenverteilung, Raumplanung und alle anderen entsprechenden Vorprojekte müssen abgeschlossen sein. Wenn das Mobiliar ohnehin bereits nicht mehr das Beste war, lässt sich der Umzugsaufwand erheblich reduzieren, wenn neue Möbel bereitgestellt werden und nur noch das Büro- und Arbeitsmaterial umziehen muss. Es empfiehlt sich die Erarbeitung eines Umzugsablaufplanes, der alle wechselseitigen Abhängigkeiten berücksichtigt und Checklisten bereitstellt, nach denen sich sowohl die Gesamtplaner als auch die Durchführenden orientieren können. Eine Datenbank für Umzüge kann hilfreich sein. Die hier erfassten Unterlagen können zudem für das weitere Facility Management genutzt werden. Wesentliches Erfolgskriterium ist die sorgfältige Beschriftung und richtige Sortierung von Umzugskartons und Einrichtungsgegenständen sowie die entsprechende Zuordnung und Markierung am Zielort. Eine sorgfältig organisierte Gebäudevorstellung und ein Orientierungsrundgang am neuen Standort erhöht die Mitarbeiterakzeptanz und beschleunigt das Eingewöhnen. Auch dies ist ein wesentlicher Kostenfaktor.